Términos y Condiciones.

1. Aceptación

Al reservar una expedición o utilizar los servicios de Black Ice Travel Iceland (en adelante "la empresa"), usted acepta quedar vinculado por estos términos y condiciones. Si no está de acuerdo, le pedimos no contratar nuestros servicios.

2. Depósito de confirmación y bloqueo operativo

Para iniciar formalmente la operación de un grupo, Black Ice Travel solicita un «depósito de confirmación y bloqueo operativo», que normalmente equivale hasta el 10% del valor total del servicio y, en ningún caso, puede ser inferior a 1.000 USD. Este monto es negociable hacia arriba según la magnitud de la operación, pero el mínimo de 1.000 USD es indisponible: garantiza la presencia de la empresa en el tour y da por iniciada la operación del grupo.

Este depósito cubre, entre otros, los siguientes compromisos operativos:

• Bloqueo del vehículo (bus) y de las fechas acordadas para el grupo.
• Inicio de la búsqueda, selección y coordinación de hoteles y hospedaje.
• Trabajo de logística, diseño de rutas y planificación de la operación.
• Reserva de capacidad operativa: vehículos, conductores/guías y cupos para ese servicio.
• Tiempo y disponibilidad del equipo comprometidos desde el momento de la confirmación.

Este depósito no constituye un adelanto ni un anticipo del precio del tour, sino la contraprestación por el compromiso operativo que la empresa asume desde el momento de la confirmación. Desde ese instante se inicia el trabajo y se comprometen recursos, tiempo y disponibilidad para el grupo.

El depósito de confirmación y bloqueo operativo es no reembolsable. Si el cliente decide posteriormente no continuar con el viaje, ello no elimina el trabajo ya realizado ni el hecho de que los recursos y las fechas fueron bloqueados para él; por esa razón, su reintegro no corresponde. El saldo restante del precio del tour se regirá por la política de cancelación siguiente.

3. Reservas y pagos

Las reservas se confirman tras el pago del depósito de confirmación y bloqueo operativo descrito en la sección anterior. El saldo restante del precio del tour deberá liquidarse antes del inicio de la expedición según las condiciones comunicadas en la cotización.

4. Política de cancelación

Trabajamos con experiencias personalizadas y planificación anticipada en Islandia, incluyendo hospedaje, transporte y logística especializada. El depósito de confirmación y bloqueo operativo no es reembolsable bajo ninguna circunstancia, conforme a la sección 2. Para el saldo restante del precio del tour aplican las siguientes condiciones:

• Más de 60 días de anticipación: reembolso del saldo pagado menos gastos administrativos y reservas no reembolsables ya comprometidas con proveedores.
• Entre 30 y 60 días: reembolso parcial del 50% del saldo pagado.
• Menos de 30 días: no aplica reembolso del saldo debido a compromisos operativos y reservas confirmadas en Islandia.
• Condiciones climáticas extremas: Black Ice Travel podrá modificar itinerarios, rutas o actividades priorizando siempre la seguridad de los pasajeros. Las auroras boreales y el clima son fenómenos naturales impredecibles y no pueden garantizarse.

Recomendamos adquirir un seguro de viaje internacional que cubra cancelaciones, clima, salud y cambios inesperados. Al reservar con Black Ice Travel, el cliente acepta estas condiciones.

5. Naturaleza de la actividad

Nuestras expediciones se desarrollan en entornos naturales del Ártico que implican condiciones climáticas extremas y terrenos exigentes. El cliente declara estar en condiciones físicas adecuadas y comprende los riesgos inherentes.

6. Responsabilidad

Black Ice Travel no se hace responsable por accidentes, pérdidas o daños derivados del incumplimiento de las instrucciones del guía, así como por circunstancias ajenas a su control (clima, actividad volcánica, cierres de carreteras, etc.). Se recomienda contar con seguro de viaje.

7. Fuerza mayor

La empresa no será responsable por el incumplimiento total o parcial de sus obligaciones cuando este derive de causas de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo sin limitación: erupciones volcánicas, actividad sísmica, tormentas, ventiscas, avalanchas, inundaciones glaciares (jökulhlaup), cierres de carreteras decretados por Vegagerðin o Protección Civil, huelgas, restricciones sanitarias, cancelaciones de vuelos o cierres de espacio aéreo.

En estos casos la empresa procurará ofrecer alternativas equivalentes o reprogramar el servicio. Los importes ya comprometidos con proveedores (hoteles, transporte, actividades) no son reembolsables, y el depósito de confirmación y bloqueo operativo mantiene en todo caso su carácter no reembolsable.

8. Modificaciones del itinerario

Los itinerarios son orientativos. Por razones de seguridad, meteorología, estado de las carreteras o disponibilidad de proveedores, la empresa se reserva el derecho de alterar el orden de las visitas, sustituir destinos por otros de valor equivalente o modificar horarios sin que ello genere derecho a reembolso. La decisión final sobre la viabilidad y seguridad de cualquier trayecto corresponde exclusivamente al guía o conductor.

9. Alojamiento: disponibilidad y sustitución de hoteles

Islandia cuenta con una capacidad hotelera limitada, especialmente fuera del área metropolitana de Reikiavik (Costa Sur, Península de Snæfellsnes, Tierras Altas, Westfjords y regiones remotas). Esta circunstancia estructural provoca con frecuencia sobreventas (overbooking) y cancelaciones de última hora por parte de los propios hoteles, que escapan al control de Black Ice Travel. La empresa bloquea y confirma los alojamientos con la mayor antelación posible, pero no puede garantizar la disponibilidad final de un establecimiento determinado, ya que esta depende de terceros.

En consecuencia, la empresa se reserva el derecho de sustituir el hotel o pensión originalmente previsto por otro de categoría equivalente o superior, en la misma localidad o en una próxima, cuando el proveedor cancele, reduzca la disponibilidad o modifique las condiciones acordadas. Se hará el mayor esfuerzo por mantener lo pactado y por comunicar cualquier cambio al cliente con la antelación posible. La sustitución por un establecimiento de categoría equivalente o superior no constituye incumplimiento y no genera derecho a reembolso.

Si, por causas imputables a la empresa y no a terceros, la sustitución se realizara por un establecimiento de categoría inferior al confirmado, la empresa reembolsará únicamente la diferencia de precio correspondiente al tramo o noches afectadas. La empresa actúa como intermediario frente a los hoteles y no responde por sus cancelaciones, overbooking, cierres por reformas, problemas operativos o decisiones unilaterales; en esos casos se aplicará lo dispuesto en la sección 7 (Fuerza mayor) y la empresa procurará ofrecer la mejor alternativa disponible.

10. Seguro de viaje obligatorio

Es obligatorio que cada pasajero cuente con un seguro de viaje vigente que cubra, como mínimo, gastos médicos, rescate y evacuación en Islandia, cancelación e interrupción del viaje y pérdida de equipaje. La empresa podrá solicitar acreditación del seguro antes del inicio del servicio. La ausencia de seguro es responsabilidad exclusiva del cliente y no genera derecho a reembolso ni a asistencia adicional.

11. Conducta y derecho de admisión

El cliente debe seguir en todo momento las instrucciones del guía o conductor. La empresa se reserva el derecho de excluir del servicio, sin reembolso alguno, a cualquier pasajero que ponga en riesgo su seguridad o la del grupo, que se encuentre bajo los efectos del alcohol o sustancias, o que incurra en conductas violentas, discriminatorias o que impidan el desarrollo normal de la actividad.

12. Daños a vehículos y alojamientos

El cliente responde por los daños que cause, por dolo o negligencia, a los vehículos, alojamientos, equipamiento o material de la empresa y de sus proveedores. Se prohíbe fumar y consumir alcohol dentro de los vehículos. Los costes de limpieza especial, reparación o inmovilización del vehículo serán facturados directamente al responsable.

13. Precios, impuestos y forma de pago

Los precios se expresan en dólares estadounidenses (USD) salvo indicación contraria y son netos para el operador, sin comisiones bancarias ni cargos de transferencia, que corren por cuenta del cliente. Los importes cotizados se basan en las tarifas de proveedores y en el tipo de cambio ISK/USD vigentes a la fecha de la cotización; variaciones superiores al 5%, nuevos impuestos turísticos o incrementos oficiales del IVA islandés podrán trasladarse al precio final notificándolo por escrito antes del inicio del servicio.

14. Menores de edad y necesidades especiales

Los menores de 18 años deben viajar acompañados de un adulto responsable, quien asume plena responsabilidad sobre ellos durante toda la actividad. El cliente debe comunicar por escrito y con antelación cualquier condición médica, alergia, movilidad reducida o requerimiento especial; la empresa hará lo posible por acomodarlos, pero no puede garantizar la adecuación de todos los servicios ni asumir responsabilidad por información no declarada.

15. Quejas y plazo de reclamación

Cualquier incidencia debe comunicarse al guía o a la empresa en el momento en que se produzca, para permitir una solución inmediata. Las reclamaciones posteriores deberán presentarse por escrito a info@blackicetraveliceland.com dentro de los 30 días naturales siguientes a la finalización del servicio; transcurrido ese plazo no se admitirán reclamaciones. La responsabilidad económica máxima de la empresa se limita, en todo caso, al importe efectivamente pagado por el servicio afectado, excluyendo daños indirectos, lucro cesante o gastos consecuenciales.

16. Uso de imagen y datos personales

Durante las expediciones pueden tomarse fotografías y vídeos con fines promocionales. El cliente puede oponerse por escrito antes o durante el viaje y su solicitud será respetada. El tratamiento de datos personales se rige por nuestra política de privacidad, disponible en /privacy, conforme al RGPD y a la legislación islandesa de protección de datos.

17. Modificación de estos términos

La empresa puede actualizar estos términos en cualquier momento. La versión aplicable a cada reserva es la publicada en esta página en la fecha de confirmación del depósito, y así se entenderá aceptada por el cliente.

18. Propiedad intelectual

Todo el contenido del sitio (textos, fotografías, video) es propiedad de Black Ice Travel Iceland y está protegido por derechos de autor. Su uso requiere autorización expresa.

19. Ley aplicable y jurisdicción

Icecube ehf., comercialmente conocida como Black Ice Travel Iceland, es una empresa legalmente registrada en Islandia. Dado que la totalidad de la operación —transporte, guías, hospedaje, logística y ejecución de los servicios— se realiza en territorio islandés, cualquier desacuerdo comercial, reclamación, disputa o controversia derivada de la contratación, ejecución o interpretación de estos términos y condiciones se regirá e interpretará conforme a la legislación vigente de la República de Islandia.

Las partes acuerdan someter cualquier controversia a la jurisdicción exclusiva de los tribunales de Islandia, renunciando expresamente a cualquier otro fuero o jurisdicción que pudiera corresponderles. En particular, el país de origen, residencia o contratación del cliente no constituye fundamento para litigar fuera de Islandia, dado que el servicio se presta íntegramente en este país.

21. Contacto

Cualquier consulta sobre estos términos puede dirigirse a través del formulario de contacto del sitio o al correo info@blackicetraveliceland.com. Estos términos constituyen el acuerdo íntegro entre las partes y prevalecen sobre cualquier comunicación verbal previa. Si alguna cláusula fuera declarada nula, el resto conservará plena validez.